A. Điều kiện, thủ tục xin visa du lịch Nhật Bản

1. Hồ sơ cá nhân:

• Hộ chiếu phổ thông - Passport - nộp bản chính (đã ký tên trên trang 3). Còn hạn sử dụng tối thiểu 180 ngày (6 tháng) tính tới ngày kết thúc tour trở về Việt Nam. Nếu bạn có hộ chiếu cũ đã hết hạn mà còn giữ lại cũng nộp kèm để việc xét cấp thị thực - visa - dễ dàng hơn.  Để xác định thế nào là hộ chiếu hợp lệ, xin vui lòng tham khảo tại đây
• Sơ yếu lý lịch theo mẫu
• 2 ảnh chân dung chụp mới (không quá 6 tháng tính đến ngày xin visa ),chụp rõ vành tai, không đeo kính, nền trắng, khổ 4x6 cm.  
• Sao y bản chính chứng minh nhân dân cả 2 mặt trên giấy khổ A4 
• Phô tô công chứng toàn bộ các trang có nội dung trong quyển Hộ khẩu (sử dụng giấy A4).
• Phô tô Gíấy khai sinh, thẻ học sinh, giấy khen, bằng khen học kỳ mới nhất nếu có, thẻ sinh viên,  hoặc giấy xác nhận của nhà trường nơi học sinh đang theo học (yêu cầu bản gốc) .... đối với các trường hợp là trẻ em đi du lịch cùng người lớn.
• Phô tô Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn đối với Quý khách đã có vợ hoặc chồng (sử dụng giấy A4).
• Tờ khai thông tin xin visa du lịch Nhật Bản

2. Xác minh công việc:

• Quý khách còn trong độ tuổi lao động và đang đi làm: Phải có đơn xin nghỉ phép (bản gốc). Đơn được lãnh đạo cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp ký xác nhận, đóng dấu pháp nhân đơn vị ghi rõ "Đồng ý cho đi du lịch nước ngoài" kèm hợp đồng lao động (bản phô tô).
• Quý khách là chủ doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, buôn bán lẻ: Phô tô Giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy nộp tiền thuế Gía trị gia tăng hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp trong 3 tháng gần nhất.
• Quý khách đã về hưu: Có sổ lãnh lương hưu hoặc quyết tịnh hưu trí hoặc  Sổ hưu trí (bản phô tô)
• Quý khách là tăng ni, tu sĩ...:Cần có Thẻ tăng ni, tu sĩ  (bản phô tô) và Quyết định cho nghỉ phép (bản chính) của cấp có thẩm quyền.

3. Xác minh tài chính:

• Xác nhận số dư sổ tiết kiệm giá trị ít nhất 100.000.000 VNĐ của ngân hàng bản gốc bằng tiếng Anh.
• Chủ quyền nhà, đất, xe ôtô photo (nếu có)
• Các hợp đồng (phô tô công chứng) chứng minh nguồn thu nhập khác (nếu có) như cho thuê nhà, thuê xe , thuê mặt bằng ... 

​4. Thời gian hoàn tất hồ sơ xin visa du lịch Nhật Bản:

• Đại Sứ quán / Lãnh Sự quán Nhật Bản xét cấp visa du lịch từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ tới lúc trả kết quả thông thường là 8 ngày làm việc. Tuy nhiên trong quá trình xét duyệt, họ có thể mời đương sự lên phỏng vấn hoặc yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ. Do vậy thời gian trả kết quả sẽ chậm lại. 
• Trong quá trình xét visa Đại Sứ quán / Lãnh Sự quán Nhật Bản có quyền từ chối cấp thị thực mà không nói rõ lý do. 
• Do vậy, thời gian chuẩn bị hồ sơ theo danh mục trên cần hoàn thiện, nộp vào càng sớm càng tốt, tránh tối đa những thiệt hại xảy ra trong tường hợp bị chậm trễ hoặc bị từ chối.

    
Lưu ý: Trường hợp trẻ em dưới 18 tuổi đi du lịch Nhật Bản cùng với người thân (không phải là bố mẹ) cần có giấy tờ chứng minh được mối quan hệ thân nhân qua khai sinh, hộ khẩu... và có giấy ủy quyền bản gốc của bố hoặc mẹ ủy quyền cho người thân dẫn đi du lịch (làm thành 2 bản gốc để 1 bản khách tự giữ mang ra sân bay ngày đi tour và 1 bản gửi cơ quan lãnh sự xin visa) kèm phô tô CMND của người ủy quyền. Vẫn phải chứng minh công việc và tài chính của bố mẹ.

B. Điều kiện đăng ký, đặt cọc, thanh toán tour du lịch Nhật Bản:

1. Khi đăng ký tour du lịch Nhật Bản, Quý khách tìm hiểu kỹ trước khi ký hợp đồng với Công ty du lịch. Khi ký hợp đồng cũng  là lúc nộp hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
2. Đặt cọc ngay khi đăng ký tour (trong trường hợp thời điểm đăng ký trước ngày tour khởi hành từ trên 20 ngày). Số tiền đặt cọc tùy vào thời điểm khỏi hành và được quy định cụ thể trong hợp đồng du lịch.
3. Thanh toán đủ 100% tiền tour khi có visa hoặc chậm nhất trước ngày tour khởi hành 15 ngày tùy vào điều kiện nào đến trước.

C. Điều khoản hoãn hủy tour du lịch Nhật Bản:

I. Tất cả những trường hợp sau đây được gọi là “hủy tour”

1. Sau khi ký hợp đồng mua tour và đặt cọc mà quý khách đơn phương hoãn, hủy tour. Thời gian tính là hủy tour tại thời điểm quý khách thông báo tới người có trách nhiệm bán tour. 
2. Trường hợp quý khách đến trể giờ khởi hành, không tham gia được chuyến đi được tính là hủy tour trong ngày
3. Trường hợp quý khách không thực hiện nghĩa vụ thanh toán sau khi có thông báo đạt visa. Thời gian tính là hủy tour tại thời điểm thông báo đạt visa.
4. Trường hợp bị từ chối visa: Thời gian tính là hủy tour tại thời điểm cơ quan lãnh sự Nhật Bản trả kết quả.
5. Trường hợp quý khách đã có visa nhưng bị từ chối xuất cảnh Việt Nam hoặc bị từ chối nhập cảnh tại cửa khẩu nước bạn  (vì bất cứ lý do gì),tính là hủy tour trong ngày. Ngoài mức phí hủy tour, Quý khách tự trang trải chi phí để quay về nhà.
6. Trường hợp quý khách hủy tour do người đi cùng bị từ chối visa hoặc  bị từ chối xuất, nhập cảnh áp dụng như người bị từ chối visa hoặc bị từ chối xuất, nhập cảnh như đã nêu ỏ mục 4 hoặc 5 tương ứng.

II. Mức phí không hoàn lại khi hủy tour (thời gian hủy tour được tính từ lúc hủy tới ngày khởi hành):

1. Trên 20 ngày: số tiền không hoàn lại là 2 triệu đồng (phí xét duyệt visa)
2. Từ 20 ngày tới trên 15 ngày: Số tiền không hoàn lại bằng 100% tiền đặt cọc.
3. Từ 15 ngày tới trên 3 ngày: Số tiền không hoàn lại bằng 80% tổng tiền tour.
4. Từ 3 ngày tới ngày khởi hành: Số tiền không hoàn lại bằng 100% tổng tiền tour.

III. Lưu ý:

1. Việc huỷ bỏ chuyến đi phải được thông báo trực tiếp với Công ty hoặc qua fax, email, tin nhắn điện thoại và phải được Công ty xác nhận. Việc huỷ bỏ qua việc gọi điện thoại không được chấp nhận.
2. Thời gian hủy tour được tính cho ngày làm việc, không tính thứ bảy, chủ nhật và các ngày Lễ Tết.
3. Đối với những khách đã có visa, công ty sẽ giữ hộ chiếu 3 tháng ( thời hạn hiệu lực của visa ) hoặc đóng dấu hủy visa.

D. Các quy định khác

1. Đối với khách trên 70 tuổi, yêu cầu cần phải có giấy xác nhận đầy đủ sức khỏe của bác sĩ + giấy cam kết sức khỏe với Công Ty và phải có người thân dưới 60 tuổi ( đầy đủ sức khỏe ) đi theo. Qúy khách sẽ đóng thêm phí bảo hiểm cao cấp (thay đổi tùy theo tour).
2. Khách mang quốc tịch nước ngoài phải có Visa khi nhập cảnh Việt Nam theo luật định thì visa của khách phải còn hạn sử dụng tính đến hết ngày khởi  hành.
3. Hồ sơ xin visa du lịch Nhật Bản, sau khi nộp vào Đại sứ quán/Lãnh sự quán sẽ không được hoàn trả lại.
4. Tùy theo điều kiện thực tế mà chương trình tham quan, khách sạn, có thể thay đổi cho phù hợp, tuy nhiên tổng số điểm tham quan trong chương trình vãn đảm bảo đầy đủ.
5. Đối với Bảo hiẻm du lịch quốc tế: sẽ được áp dụng theo Quy tắc bảo hiểm của hãng bảo hiểm mà công ty đã mua cho quý khách Công ty sẽ có nhiệm vụ cung cấp hồ sơ bảo hiểm đã mua để khách có thể làm việc trực tiếp với bảo hiểm. Công ty hoàn toàn không chịu trách nhiệm với những phát sinh liên quan đến bảo hiểm của quý khách. Đồng thời, công ty sẽ được miễn trừ trách nhiệm đối với những vấn đề liên quan đến sức khỏe của khách trong suốt quá trình tham quan, lưu trú.
6. Trong những trường hợp khách quan (bất khả kháng) như: Xảy ra thiên tai: bão lụt, hạn hán, động đất… Sự cố về an ninh: khủng bố, biểu tình. Sự cố về hàng không: trục trặc kỹ thuật, an ninh, dời, hủy, hoãn chuyến bay.…thì công ty sẽ giữ quyền thay đổi lộ trình bất cứ lúc nào vì sự thuận tiện, an toàn cho Quý khách và không chịu trách nhiệm bồi thường những thiệt hại phát sinh.
7. Đối với những trường hợp bị mất cắp trong quá trình tham quan, lưu trú (hành lý, tài sản, tiền bạc, hộ chiếu… ) tại nước sở tại, Công ty sẽ hỗ trợ về mặt giấy tờ liên quan, và không có trách nhiệm bồi thường/ hoàn lại những chi phí phát sinh do việc mất cắp xảy ra.
8. Đây là chương trình du lịch thuần túy, Quý khách vui lòng KHÔNG ĐƯỢC TÁCH ĐOÀN mà không thông báo trước cho phía công ty du lịch tại Việt Nam. Phí tách đoàn là 120usd/ngày/khách. Trong trường hợp quý khách tách đoàn mà không thông báo trước, ngoài việc phải chịu phạt phí tách đoàn, HDV sẽ trực tiếp thông báo với Cục  xuất  nhập cảnh tại Nhật Bản. Đây là vấn đề liên quan đến an toàn của du khách cũng như quy định xuất nhập cảnh, lưu trú của nước sở tại. Vì vậy quý khách vui lòng thực hiện đúng quy định.